Chuẩn mực số 401: thực hiện kiểm toán trong môi trường tin học

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 195/2003/QĐ-BTC

ngày 28 tháng 11 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

 

 

QUY ĐỊNH CHUNG

 

01. Mục đích của chuẩn mực này là quy định các nguyên tắc, thủ tục cơ bản và hướng dẫn thể thức áp dụng các nguyên tắc, thủ tục cơ bản liên quan đến kiểm toán viên và công ty kiểm toán khi thực hiện kiểm toán trong môi trường tin học.

 

02. Kiểm toán viên phải đánh giá ảnh hưởng của môi trường tin học đối với cuộc kiểm toán.

 

03. Chuẩn mực này áp dụng cho kiểm toán báo cáo tài chính trong môi trường tin học. Chuẩn mực này cũng được vận dụng cho kiểm toán thông tin tài chính khác và các dịch vụ có liên quan của công ty kiểm toán trong môi trường tin học của khách hàng. Mục đích và phạm vi của cuộc kiểm toán không thay đổi khi kiểm toán trong môi trường tin học.

 

Việc sử dụng máy vi tính làm thay đổi quá trình xử lý thông tin, lưu trữ và chuyển tải thông tin tài chính và có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Do vậy, môi trường tin học cũng có thể ảnh hưởng đến:

 

·      Các thủ tục do kiểm toán viên thực hiện để có được sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ;

 

·      Việc xem xét rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro kiểm toán;

 

·      Việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản phù hợp để đạt được mục đích kiểm toán.

 

04. Đơn vị được kiểm toán (khách hàng), các đơn vị, cá nhân liên quan đến kiểm toán báo cáo tài chính trong môi trường tin học phải có những hiểu biết cần thiết về các nguyên tắc, thủ tục cơ bản trong chuẩn mực này để phối hợp thực hiện công việc với kiểm toán viên và công ty kiểm toán trong quá trình kiểm toán.

Các thuật ngữ trong chuẩn mực này được hiểu như sau:

 

05. Môi trường tin học: Là môi trường mà trong đó đơn vị được kiểm toán thực hiện công việc kế toán hoặc xử lý thông tin tài chính trên máy vi tính với các mức độ áp dụng khác nhau, chủng loại máy hoặc phần mềm có quy mô và mức độ phức tạp khác nhau, cho dù hệ thống máy tính do đơn vị được kiểm toán hoặc bên thứ ba vận hành.

 

NỘI DUNG CHUẨN MỰC

 

Kỹ năng và năng lực

 

06. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải có hiểu biết đầy đủ về môi trường tin học để lập kế hoạch, chỉ đạo, giám sát và kiểm tra công việc kiểm toán đã thực hiện. Trong mỗi cuộc kiểm toán cụ thể, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải đánh giá sự cần thiết phải có những kỹ năng chuyên sâu về hệ thống máy tính để phục vụ cho cuộc kiểm toán.

 

Những kỹ năng chuyên sâu này cần để:

·      Có được hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ chịu ảnh hưởng của môi trường tin học;

·      Xác định ảnh hưởng của môi trường tin học đến việc đánh giá chung về rủi ro, rủi ro số dư tài khoản hoặc rủi ro từng loại giao dịch;

·      Xây dựng và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản phù hợp.

 

Nếu cần đến những kỹ năng chuyên sâu, kiểm toán viên phải yêu cầu sự giúp đỡ của chuyên gia thành thạo những kỹ năng đó. Những người này có thể là cộng sự của kiểm toán viên hoặc chuyên gia khác ngoài công ty kiểm toán. Nếu việc sử dụng kỹ năng của chuyên gia này đã được lập kế hoạch, kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để đảm bảo rằng công việc của chuyên gia thực hiện là đúng mục đích của cuộc kiểm toán, tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 620 "Sử dụng tư liệu của chuyên gia".

 

Lập kế hoạch

 

07. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 "Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ", kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải có được hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán thích hợp và có hiệu quả.

 

08. Khi lập kế hoạch về những công việc của cuộc kiểm toán chịu ảnh hưởng của môi trường tin học, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải hiểu biết tầm quan trọng và tính phức tạp của sự vận hành hệ thống máy tính và khả năng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho cuộc kiểm toán.

Kiểm toán viên phải chú ý:

·      Tầm quan trọng và tính phức tạp của quá trình xử lý thông tin bằng máy tính trong mỗi phần hành kế toán quan trọng. Tầm quan trọng liên quan đến tính trọng yếu của cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính chịu tác động bởi quy trình xử lý thông tin bằng máy tính. Tính phức tạp thể hiện trong các ví dụ:

- Số lượng nghiệp vụ lớn tới mức mà người sử dụng khó có thể xác định và sửa chữa các lỗi trong quá trình xử lý thông tin;

- Máy tính tự động xử lý các giao dịch hoặc nghiệp vụ quan trọng hoặc tự động thực hiện chuyển bút toán sang một phần hành khác;

- Máy tính có thể thực hiện các phép tính phức tạp và tự động xử lý các nghiệp vụ hoặc bút toán quan trọng mà không được hoặc không thể kiểm tra lại;

- Các giao dịch điện tử với đơn vị khác thiếu việc kiểm tra bằng phương pháp thủ công.

·      Cấu trúc hoạt động của hệ thống máy tính của đơn vị được kiểm toán và mức độ tập trung hoặc phân tán của việc xử lý thông tin bằng máy tính, đặc biệt khi các xử lý này có ảnh hưởng đến việc phân công trách nhiệm công việc.

·      Khả năng sẵn có của dữ liệu: Các tài liệu kế toán và bằng chứng khác được kiểm toán viên yêu cầu có thể chỉ tồn tại trong thời gian ngắn hoặc dưới dạng chỉ có thể đọc được trên máy. Hệ thống thông tin máy tính của đơn vị được kiểm toán có thể đưa ra các báo cáo nội bộ hữu dụng trong việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Khả năng sử dụng kỹ thuật kiểm toán được máy tính trợ giúp có thể làm tăng tính hiệu quả trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán hoặc có thể cho phép kiểm toán viên áp dụng một số thủ tục trên toàn bộ các tài khoản hoặc các nghiệp vụ với chi phí thấp.

 

09. Trường hợp đơn vị được kiểm toán sử dụng hệ thống máy tính phức tạp, có công suất lớn, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phải có những hiểu biết về môi trường tin học và xác định xem môi trường này có ảnh hưởng đến việc đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát hay không.

 

Bản chất của rủi ro và đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, bao gồm:

·      Thiếu dấu vết của các giao dịch: Một số hệ thống phần mềm máy tính được thiết kế có đầy đủ dấu vết của các giao dịch, nhưng có thể chỉ tồn tại trong thời gian ngắn hoặc chỉ có thể đọc được trên máy tính. Trường hợp hệ thống phần mềm máy tính phức tạp, thực hiện nhiều bước xử lý thì có thể không có các dấu vết đầy đủ. Vì vậy, các sai sót trong chương trình máy tính khó có thể được phát hiện kịp thời bởi các thủ tục thủ công.

·      Quy trình xử lý thống nhất các giao dịch: Máy tính xử lý một cách thống nhất tất cả các nghiệp vụ giống nhau. Điều này cho phép loại bỏ gần như tất cả các sai sót có thể xảy ra nếu xử lý thủ công. Tuy nhiên những sai sót do phần cứng hoặc chương trình phần mềm sẽ dẫn đến việc tất cả các nghiệp vụ có thể đều bị xử lý sai.

·      Sự phân chia các chức năng bị hạn chế: Trong môi trường tin học, các thủ tục kiểm soát có thể được tập trung vào một người hoặc một số ít người, trong khi kế toán thủ công thì các thủ tục đó được nhiều người thực hiện.

·      Khả năng của sai sót và không tuân thủ: Sai sót của con người trong việc thiết kế, bảo dưỡng và vận hành hệ thống tin học cao hơn so với hệ thống xử lý thủ công. Trong hệ thống tin học, khả năng có người không có trách nhiệm truy cập và sửa đổi dữ liệu mà không để lại dấu vết lớn hơn xử lý thủ công.

Việc giảm sự tham gia của con người trong quá trình xử lý các nghiệp vụ bằng hệ thống tin học có thể làm giảm khả năng phát hiện những sai sót và không tuân thủ. Những sai sót hoặc việc không tuân thủ xảy ra khi thiết kế hoặc sửa đổi chương trình ứng dụng hoặc phần mềm hệ thống có thể không bị phát hiện trong thời gian dài.

·      Tự tạo và thực hiện các giao dịch: Chương trình máy tính có khả năng tự động tạo ra và thực hiện một số giao dịch. Việc cho phép các giao dịch và thủ tục này có thể không được ghi chép một cách tương tự như trong trường hợp xử lý thủ công. Việc cho phép tự động thực hiện những giao dịch đó được ngầm định trong việc phê duyệt thiết kế và thực hiện chương trình máy tính.

·      Sự phụ thuộc của các bước kiểm soát khác đối với quá trình xử lý thông tin bằng máy tính: Việc xử lý thông tin bằng máy tính có thể cung cấp những báo cáo hoặc tài liệu để sử dụng cho các thủ tục kiểm soát thủ công. Hiệu quả của các thủ tục kiểm soát thủ công phụ thuộc vào hiệu quả kiểm soát về tính đầy đủ và chính xác của quá trình xử lý thông tin bằng máy tính. Trong khi đó, hiệu quả kiểm soát bằng máy vi tính phụ thuộc vào hiệu quả kiểm soát chung cả môi trường tin học.

·      Tăng khả năng giám sát của Ban Giám đốc: Hệ thống máy tính có khả năng cung cấp nhanh, nhiều thông tin hơn giúp Ban Giám đốc kiểm tra, giám sát kịp thời, đầy đủ hơn hoạt động của đơn vị.

·      Tăng khả năng sử dụng kỹ thuật kiểm toán được máy tính trợ giúp: Việc xử lý và phân tích một số lượng lớn các dữ liệu bằng máy tính có thể cho phép kiểm toán viên áp dụng các kỹ thuật và công cụ kiểm toán bằng máy tính chung hoặc chuyên biệt trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán.

Các rủi ro và khả năng kiểm soát nêu trên của môi trường tin học có tác động tiềm tàng đến việc đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro, về tính chất, lịch trình và phạm vi của cuộc kiểm toán.

Đánh giá rủi ro

10. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 "Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ" kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát cho những cơ sở dẫn liệu trọng yếu của báo cáo tài chính.

11. Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát trong môi trường tin học có thể có tác động rộng hoặc hẹp đến khả năng có sai sót trọng yếu trên số dư một tài khoản hoặc giao dịch trong các tình huống sau:

·      Rủi ro có thể là kết quả của sự yếu kém trong các hoạt động của hệ thống máy tính, ví dụ: triển khai và duy trì chương trình; hỗ trợ phần mềm hệ thống; quá trình hoạt động; bảo vệ các thiết bị tin học; kiểm tra việc truy cập vào các chương trình đặc biệt. Sự yếu kém của những hoạt động này có thể ảnh hưởng đến tất cả các ứng dụng được xử lý trên máy tính.

·      Rủi ro làm tăng khả năng phát sinh sai sót và gian lận trong những chương trình ứng dụng cụ thể, trong những cơ sở dữ liệu, hoặc trong những hoạt động xử lý thông tin cụ thể. Ví dụ, sai sót thường thấy trong hệ thống phần mềm phải thực hiện các nghiệp vụ đồng thời, các tính toán phức tạp hoặc khi phải xử lý trường hợp bất thường.

 

12. Đơn vị được kiểm toán thường ứng dụng những công nghệ thông tin mới vào hệ thống máy tính bao gồm các kết nối mạng nội bộ, cơ sở dữ liệu phân tán; sự lưu chuyển thông tin từ hệ thống quản trị sang hệ thống kế toán. Các hệ thống này làm tăng độ tinh xảo của hệ thống thông tin máy tính và tính phức tạp của các ứng dụng cụ thể, làm tăng rủi ro và cần được chú ý đặc biệt.

 

Các thủ tục kiểm toán

 

13. Theo Chuẩn mực kiểm toán số 400 "Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ", kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải xem xét môi trường tin học trong việc thiết lập các thủ tục kiểm toán để giảm rủi ro kiểm toán thấp đến mức có thể chấp nhận được.

 

14. Mục tiêu của kiểm toán không thay đổi cho dù công việc kế toán được thực hiện thủ công hay bằng máy tính. Tuy nhiên, phương pháp thực hiện các thủ tục kiểm toán có thể bị ảnh hưởng do quá trình xử lý thông tin bằng máy tính. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán bằng phương pháp thủ công, bằng máy hoặc cả hai phương pháp để thu thập bằng chứng kiểm toán. Tuy nhiên, khi công tác kế toán có sử dụng máy tính để thực hiện các phần việc quan trọng thì việc thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán có thể đòi hỏi phải có sự trợ giúp của máy tính.